1. Dezember 2016

Projekt- und Portfolio-Management Leitfaden

Entdecken Sie hier, worauf es bei der Auswahl
einer PPM-Lösung ankommt!

PPM

 Daptiv PPM von Changepoint ist Leader im Gartner Magic Quadrant Report 2016 für Cloud-Based IT-PPM Software 

Verwalten Sie mit der passenden PPM Lösung Ihre Projekte und behalten Sie die Übersicht über Kosten und Ressourcen


Mit der Nutzung eines modernen Tools können folgende Fragen innerhalb weniger Minuten beantwortet sein:

  • Welche Ressourcen sind welchen Projekten zugeordnet?
  • Welche Projekte haben den größten Mehrwert für Ihr Unternehmen?
  • Auf welche Projekte muss der Fokus gelegt werden?
  • Welche Projekte sollten abgebrochen werden, um weitere unnötige Investitionen zu vermeiden?
  • Wie sind die Personalressourcen eingeteilt bzw. verfügbar?

Mit der richtigen PPM Lösung ist es einfach, die Entwicklungen von Projekt Portfolios zu steuern und die Übersicht zu bewahren.


Wie wurden Projekte bis jetzt geführt und die oben erwähnten Fragen geklärt?

Mit Spreadsheets. 63 %1 aller Unternehmen nutzen sie immer noch.

Das bedeutet:

  • Zeitverlust
  • redundante oder fehlende Einträge
  • späte oder falsche Informationen
  • fehlende Grundlagen für qualifizierte Entscheidungen

Moderne PPM Lösungen wurden entwickelt, um mehrere Bereiche zu vereinen, um Redundanzen zu eliminieren und Ressourcen optimal einplanen zu können – in Echtzeit.

Die Top  5 Herausforderungen im Unternehmen, welche ein PPM Tool unerlässlich machen, sind:²

  • Überblick über Zeit und Kosten  (62%)
  • Zeitverlust aufgrund von Papieranfragen (55%)
  • Redundantes Eingeben von  Daten (45%)
  • Kein optimaler Datenaustausch und fehlende Integration zwischen eingesetzten Tools (38%)
  • Keine zentrale Information über Projektstatus (35%)

Weitere Gründe, aus denen Projekte nicht erfolgreich abgeschlossen werden, sind:

  • Kein vorhandenes Priorisierungstool von Projektanforderungen
  • Fehlender Informationsaustausch von Projektstakeholdern
  • Mangelnder Drang für Innovation im Unternehmen
  • Kein Bewusstsein für Projektportfolio-Management
  • Kein geplantes Budget für strategische Kontrollen

Drei Vorteile, die der Einsatz eines PPM Tools ermöglicht

 

Optimale Prozesse

Run

Durch erweiterte Informationsnutzung in Echtzeit können Prozesse im Unternehmen analysiert und verbessert werden. Ein innovatives PPM-Tool liefert die notwendigen Kennzahloptionen für Prozesse und Leistungen.

Wachstum

Mit den ersichtlichen Kennzahlen aus dem PPM-Tool kann der Fokus je nach Situation verlagert werden- wichtige Bereiche können besser unterstützt  und das Unternehmenswachstum dadurch erzielt werden.

Digitale Transformation

Hier liegt die Innovation! Das PPM-Tool sollte nicht nur einen Echtzeiteinblick auf Ihr Projekt Portfolio ermöglichen, sondern auch einfache Innovationen und Transformationen durchführen.

 


 Welche Vorgaben muss ein PPM-Tool erfüllen?

Zuverlässigkeit

Die ersten Fragen, die geklärt werden müssen, um weitere Schritte einzuleiten, sind: Wie flexibel ist die geplante PPM-Lösung für Ihr Unternehmen? Müssen Sie Ihre Prozesse ändern oder passt sich die Lösung Ihren Prozessen an? Wie sieht es mit der Implementierung aus: Suchen sie eine On-Premise oder eine SaaS Lösung? Wie sicher ist das Datenhosting?

Anpassungsfähigkeit

Wir empfehlen Ihnen eine Lösung zu suchen, mit der Sie schnell und einfach anfangen können. Eine monatelange Implementierung ist heutzutage nicht nötig und sehr kostenintensiv. Aktuelle PPM-Tools lassen sich in wenigen Tagen implementieren, anpassen und mit den vorhandenen Systemen integrieren.

Benutzerfreundlichkeit

Angefangen von Stakeholdern und dem Management bis hin zum Teamkollegen – die verwendete PPM-Lösung muss einfach in der Bedienung sein. Mit nur wenigen Klicks sollte die gewünschte Information übersichtlich angezeigt werden: Projekt-, Ressourcen- und Finanzstatus muss in jeglicher Hinsicht vorhanden sein.


Module

Folgende Module sollten in jeder umfragreichen Projekt- und Portfolio-Management Lösung enthalten sein:

Projektmanagement: Transparenz muss im Vordergrund stehen. Das ermöglicht zuverlässige Vorhersagen, Zuständigkeiten, Anzahl der Tasks und Meilensteine sowie eine Grundlage für Diskussionen und sichert nachhaltig den Projekterfolg.

Ressourcenmanagement: Die PPM-Lösung muss einen Kapazitätenplaner beinhalten, um Ressourcen zeitlich optimal einplanen und einsetzen zu können.

Portfoliomanagement: Verwalten, priorisieren und profitieren Sie von Ihren Projekten, indem Sie Risiken, Budget und Investitionen kontrollieren und mit einem Blick die Übersicht behalten.

Anforderungsmanagement: Projekt- und Portfolio-Management beginnt mit der richtigen Auswahl der Projekte. Es wird ein System benötigt, mit welchem Projekte angefragt und ausgewählt werden können.  Dies kann beispielsweise ein online Projektanforderungsformular sein, indem Projektideen erfasst und weitergeleitet werden können. Dadurch können Anfragen übersichtlich überprüft, bewertet und priorisiert werden, damit die Projekte auf die Unternehmensstrategie abgestimmt sind.

Reporting: Die PPM-Lösung muss eine integrierte, stabile, schnelle und vor allem flexible Reporting-Möglichkeit beinhalten. Das erlaubt umfangreiche Berichte und Analysen, um die Einhaltung von Richtlinien zu gewährleisten und wichtige strategische Ziele zu erreichen.

 


Key Features

Investieren Sie in eine vollständige PPM-Lösung mit umfassenden Funktionalitäten, die Ihren Teams erlaubt effizienter zu arbeiten.

Performance-Management mittels richtigem Cockpit: Perfekte Planung und Ressourcensteuerung sind notwendig, um die Produktivität zu erhöhen. Mit dem richtigen Cockpit können Sie den Status von Projekten und Ressourcen verfolgen und besser koordinieren.

Time-Tracking: Erkennen Sie, wie viel Zeit Ihr Team für verschiedene Aufgaben benötigt und bekommen Sie den nötigen Überblick, um den Aufgabenfokus für die Zukunft richtig zu setzen.

Dokumenten-Management: Zentrales Dokumenten-Management sichert eine einheitliche Wissensquelle für alle Projektteilhaber. Kernfunktionen sind Dokumentenversionen und einfache Ablagemöglichkeiten.

Mobile-Funktion: Projektleitern, Projektmitarbeitern und Managern werden alle Projektdaten auch auf mobilen Endgeräten zur Verfügung gestellt. Dies ermöglicht Informationszugang von überall und in Echtzeit.


Unser Consultant Hr. Deniz Caglak steht Ihnen für weitere Informationen unter d.caglak@cbg-informatik.com oder
Tel.: +43 (0)660 6070 303 gerne zur Verfügung!


Klicken Sie hier für weitere Funktionalitäten von Daptiv PPM.


1. InformationWeek: Enterprise Project Management Survey 2014;

2. Access Group: Inbox Insight Survey 2013