Umkehrung eines scheiternden PMO

Egal, ob Sie ein Projektmanager oder ein C-Level-Manager sind, PMO-Fehler können für Unternehmen und möglicherweise sogar für Ihre Karriere eine Katastrophe bedeuten.
Scheiternde Projektmanagementoffices führen zu verschwendeten Ressourcen und verpassten Chancen für ein Unternehmen – und wenn jemand versucht, die Schuld an einem Projektversagen zu benennen, könnte man direkt in die Schusslinie geraten. Aber es besteht (noch) kein Grund zur Panik. Indem Sie die wichtigsten Warnzeichen eines PMO in Schwierigkeiten kennen und einige schnelle Maßnahmen durchführen, können Sie den PMO-Ausfall noch rechtzeitig stoppen.

turn your pmo around

Um Bereiche in Ihrem PMO zu ändern lesen Sie hier weiter: Sie werden den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg von PMOs, die klassischen Anzeichen eines PMO am Rande einer Katastrophe, und grundlegende Strategien zur endgültigen Wiederherstellung Ihres PMO erfahren.

Was macht ein erfolgreiches PMO aus?

Eine kurze Auffrischung, was ein erfolgreiches PMO ausmacht, kann Ihnen helfen zu sehen, wo Ihr eigenes PMO ins Hintertreffen gerät.
Ein erfolgreiches PMO:

  1. Hat ein klares Leitbild an seinen Grundlagen und wird von realistischen Zielen getrieben.
  2. Bietet Transparenz, Governance und regelmäßige Kommunikation.
  3. Wird vom Rest des Unternehmens als entscheidend für die Erreichung der Unternehmensziele angesehen.
  4. Verwendet zuverlässige und transparente Methoden für das Projektmanagement.
  5. Liefert messbare Ergebnisse der Leistungen.
  6. Konzentriert sich nach außen auf die Geschäftsanforderungen und nicht nach innen auf die eigenen Prozesse.
  7. Hat klare und offene Beziehungen durch das Unternehmen, vom Executive Sponsoring und der Stakeholder-Partnerschaft bis hin zum effektiven Teammanagement.

Wie sieht Ihr PMO im Vergleich aus?

Warum scheitern so viele PMOs? Es geht immer um den Nutzen

Obwohl es wichtig ist zu wissen, was ein erfolgreiches PMO ausmacht ist es dennoch wichtig die alarmierenden Statistiken über den Ausfall von PMO zu kennen: PMOs haben die höchste Ausfallrate aller Abteilungen in einem Unternehmen, erstaunliche 50% der PMOs werden innerhalb der ersten 3 Jahre wieder geschlossen. (vgl. Association for Project Management.)

Und warum scheitern diese?

Das Scheitern von PMO wird fast immer auf mangelnde Unterstützung der Führungskräfte, eine Fehlausrichtung mit der Unternehmensstrategie, eine schlecht definierte Mission und unklare Ziele zurückgeführt.
Während diese Faktoren zwar große Probleme darstellen, hat die Hauptursache der PMO-Fehler jedoch wenig mit den Tools, Prozessen oder den Menschen im Unternehmen zu tun.
Wenn das schwer zu glauben ist, sollten Sie sich die aktuelle Studie von Forrester Research ansehen, die die 3 wichtigsten PMO-Probleme beschreibt.

Laut Forrester:

  • Der PMO Fokus ist zu klein. Nur 1/3 der Befragten unterstützen Agile, Scrum oder Lean Praktiken.
  • Mangelndes Vertrauen. Nur 58% der Stakeholder halten die Informationen der PMOs für realistisch.
  • PMOs sind zu beschäftigt, um wirklich strategisch zu agieren. 75% der befragten PMOs betreiben praktisches Projektmanagement und 68% der Interessenvertreter empfinden ihre PMOs als bürokratisch.

Aber was bedeutet das alles?

Einfach ausgedrückt bedeutet dies, dass es bei PMO-Fehlern nicht nur um Projektmanagement geht. In Wirklichkeit scheitern PMOs, weil sie keinen messbaren Mehrwert für das Unternehmen darstellen.
Projekterfolgsraten sind nicht genug. Selbst eine 100%ige Erfolgsquote kann als Misserfolg gewertet werden, wenn der Geschäftswert des PMO nicht in einer Weise an die Führungsspitze kommuniziert wird, die sie als kritisch empfindet.

Warnzeichen für ein fehlgeschlagenes PMO

Die klassischen Warnzeichen eines PMO in Schwierigkeiten unterstützen auch den Glauben, dass das Scheitern direkt mit dem wahrgenommenen Wert des Projektmanagement-Büros zusammenhängt.

Kennen Sie eines dieser Warnzeichen?

  • Das Unternehmen sieht keinen Wert in den Aktivitäten des PMO: Sie werden ständig von der Führungsebene gefragt woran gearbeitet wird und positive Ergebnisse des PMOs werden selten  anerkannt.
  • Die Mission, Vision und Ziele des PMO unterstützen nicht die Strategie des Unternehmens: Sie sind sich nicht sicher, welche Ziele Ihr PMO erreichen soll. Sie sind sich nicht einmal zu 100% sicher, ob Ihr PMO genau an dem arbeitet, was das Unternehmen erwartet.
  • Das PMO gilt als die “Projektpolizei”. Ihr PMO bekommt ständig eine schlechte Nachrede bei der Durchsetzung von Methoden und Prozessen – einige beschweren sich sogar darüber, dass Sie dies auf Kosten des Geschäftsbetriebs tun.
  • Das Unternehmen vermeidet das PMO und seine Prozesse. Bei mehr als einer Gelegenheit haben Sie festgestellt, dass andere in der Organisation es vermieden haben, mit Ihnen zu arbeiten, weil sie Ihre Prozesse nicht mögen.
  • Andere Abteilungen beschweren sich darüber, dass das PMO das Geschäft nicht versteht. Andere Abteilungen sind der Meinung, dass Ihr PMO nicht versteht, wie ihr Geschäft oder ihre Branche funktioniert.
  • Geringe Projekterfolgsrate. Ihre Projekterfolgsrate ist konstant niedrig, was vor allem auf schlecht angepasste Prozesse und schlechte Tools zurückzuführen ist, die dazu geführt haben, dass Sie die Kontrolle und Transparenz über Projekte verloren haben.
  • Schlechte Performance des Projektportfolios. Die Leistung des Projektportfolios ist immer schwach, aus den gleichen Gründen wie Ihre geringe Projekterfolgsrate: Schlechte Prozesse und Tools haben Sie aus dem Konzept gebracht und eine Lücke zwischen Umsetzung und Strategie geschaffen.

Sind diese Warnzeichen in Ihrem PMO vorhanden? Wenn ja, gehen Sie vorsichtig damit um.

Schließlich stehen nicht nur Projekte auf dem Spiel.

Die oben genannten Szenarien sind vermutlich aufgetreten, weil Sie es versäumt haben, Ihren Wert für das Unternehmen zu demonstrieren, was letztendlich Ihr gesamtes PMO in Gefahr bringt.

PMO-Fehler: Finden Sie Hilfe durch die folgenden Maßnahmen

Es gibt mehrere schnelle Maßnahmen, die Dinge effektiv zu ändern, wenn PMOs versagen. Diese Korrekturmaßnahmen können Ihnen helfen, den Wert Ihres PMO für den Rest des Unternehmens zu veranschaulichen und Probleme abzuwehren, bevor die Auffassung des PMO nachhaltig beeinträchtigt wird.

Diese Schritte führen oft zu einem PMO “do-over”. Das klingt beängstigend, aber es lohnt sich: Die richtigen Korrekturmaßnahmen können den Unterschied zwischen dem Ausfall oder dem Überleben des PMO ausmachen.

Beginnen Sie, indem Sie zu den Grundlagen zurückkehren. Stellen Sie sich die schwierigen Fragen, um herauszufinden, was falsch gelaufen ist. Sobald Sie in der Lage sind, das Problem zu identifizieren, können Sie die Lösung finden.

Hier sind einige hilfreiche Möglichkeiten, Ihr PMO auf den Weg der Genesung zu bringen:

  1. Bewerten Sie die Bedürfnisse des Unternehmens neu. Fast 80% der Projektmanager wissen nicht, wie ihre Projekte mit der Geschäftsstrategie ihres Unternehmens übereinstimmen. Diese Lücke zwischen dem PMO und dem Rest des Unternehmens zu schließen, ist ein Muss, wenn Sie wollen, dass Ihr PMO überlebt.
  2. Beginnen Sie mit der regelmäßigen Zusammenarbeit mit Führungskräften, um sicherzustellen, dass die PMO-Erfolgskennzahlen mit den Unternehmenszielen übereinstimmen und dass Ihre Projekte konsequent auf operative Effizienz und Unternehmenswert ausgerichtet sind.

  3. Verfolgen Sie einen nach außen gerichteten Fokus auf geschäftliche Bedürfnisse. Denken Sie daran, dass das PMO geschaffen wurde, um den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden. Wenn der Rest des Unternehmens nicht versteht, warum Ihr PMO existiert, ist es wahrscheinlich, weil die Mission des PMO nicht effektiv und wiederholt kommuniziert wurde.
  4. Sie können damit beginnen, Ihren Wert zu kommunizieren, indem Sie Ihre Leistungen allen klar machen: Bitten Sie darum, beim nächsten Firmenmeeting ein Update zu präsentieren, tragen Sie Projektmeilensteine in die Intranet-Newsseite ein.

  5. Schaffen und erhalten Sie Vertrauen durch offene Kommunikation und ehrliche Berichterstattung. Bietet Ihr Reporting jederzeit ein wahrheitsgetreues und vollständiges Bild? Gehen Sie über die reine Statistik hinaus, indem Sie Ihren tatsächlichen Wert kommunizieren? Verknüpfen Sie die Erfolgskennzahlen des PMO mit den etablierten Geschäftsanforderungen? Diese sind entscheidend, um Ihr PMO als wertvollen und kollaborativen Teil des Unternehmens zu präsentieren.
  6. Setzen Sie sofort Schritte um, um die Projekterfolgsrate zu erhöhen. Nachdem Sie die Kommunikation mit der Führung hergestellt und die Geschäftsanforderungen und -ziele bestätigt haben, ist der nächste Schritt, Ihre Projekterfolgsrate zu erhöhen. Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um einen Prozess zu etablieren, um festzustellen, wann Projekte, die nicht funktionieren, beendet werden sollen. Die Eliminierung von schlechten Projekten bedeutet nicht, dass Sie versagt haben, sondern erhöht Ihre Projekterfolgsrate (kurzfristig) und bietet weitere Möglichkeiten, dem Unternehmen den Wert zu zeigen. Richten Sie die Beseitigung eines schlechten Projekts auf die Unternehmensziele aus und kommunizieren Sie es an die Führungskräfte in einer Sprache, die sie verstehen: Wie viel hat das Unternehmen gespart? Welche Ressourcen wurden freigesetzt? Wurden Kosten vermieden?
  7. Verfolgen Sie einen minimalistischen Ansatz für Prozesse und Tools. Führen Sie ein Audit Ihrer Projektverfolgungs-Tools durch, um sicherzustellen, dass Ihr Toolkit den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Während sich die Anforderungen je nach Reife Ihres Unternehmens ändern, sollten Sie Zugang zu Echtzeit-Einblicken in Ihre Ressourcen und eine Großansicht Ihrer aktuellen Projekte haben.

Verhindern von PMO-Ausfällen: Zeigen Sie immer den Wert

Die größten Herausforderungen, vor denen PMOs stehen, haben wenig mit Projektmanagement zu tun und viel mehr mit der Bereitstellung und Demonstration von Werten für das Unternehmen.

Die Rettung Ihres gescheiterten PMO wird Sie nicht nur zu einem operativen Erfolgsfaktor machen, sondern auch dazu führen, dass Sie und Ihr Team als lebenswichtiges Unternehmensgut anerkannt werden, das dem Unternehmen dauerhaft Wert liefert.

Original von Changepoint

By |2018-11-07T09:54:20+00:00October 30th, 2018|0 Comments

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