Unternehmenssoftwares im Überblick

Es steht außer Frage, dass IT-Systeme die meisten Probleme im Unternehmen lösen können. Es wird kaum möglich sein eine Software zu implementieren, um alle komplexen und problematischen Situationen sofort aus der Welt zu schaffen. Nichtsdestotrotz sind Abläufe jeglicher Art im Unternehmen ohne eine leistungsstarke und adäquate Software häufig ineffizient, fehlerhaft und mühsam. Wichtig ist das richtige System an der richtigen Stelle einzusetzen und die Grundlagen, Rahmenbedingungen und Funktionalitäten genau zu kennen.

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Hierfür haben wir eine Auflistung inklusive kurzer Beschreibung für die gängigsten Tools erstellt, um zu erklären welche Funktionen für welche Bereiche notwendig sind.

Projekt -und Portfoliomanagement:

Projektportfoliomanagement (PPM) ist der Prozess Projekte und Programme von Anfang bis Ende durchzuplanen und zu entscheiden in welche Bereiche das Unternehmen investieren soll. Diese sollen die übergeordneten Unternehmensziele unterstützen, indem die vorhandenen Ressourcen, wie Zeit, Geld und Mitarbeiter so gut wie möglich genützt werden.
Alle projektgetriebenen und innovativen Unternehmen können durch eine einheitliche PPM Lösung profitieren.

Die Hauptkapazitäten des PPM sollten zumindest das Anforderungsmanagement, Ressourcenmanagement, Risikomanagement, die Identifikation und Behebung von Ineffizienz, die Verknüpfung und Kommunikation mit Stakeholdern sowie ein Change- und Budgetmanagement beinhalten. Es soll eine Umgebung geschaffen werden, in der ohne viel Aufwand alle Projektabhängigen Bereiche so organisiert werden, dass die geeignetsten Vorgehensweisen für Projekt- und Unternehmenserfolg gewährleistet werden. Durch Status- und Risikoanalysen und gesamte Budgetübersichten soll ein einheitlicher Geschäftsüberblick geschaffen werden. Dieser generiert gleichzeitig maximale Prozesssicherheit und Überblick über den „Gesundheitsstatus“ aller laufenden Projekte.

Ressourcen-, Projekt- und Portfoliomanagement

Effizienz, Effektivität und beste Performance stehen in diesen Bereichen im Vordergrund und bilden quasi den Kernwert aller PPM-Softwares. Durch integrierte Systeme sollen diese Bereiche einfach gehandhabt und schnell Entscheidungen getroffen werden können. Das Ressourcen-, Projekt-, und Portfoliomanagement sind die Grundbestandteile einer sinnvollen Lösung.

Das Ressourcenmanagement soll die Ressourcen im Unternehmen durch automatisierte Szenarienplanung zu den Projekten zuteilen. Durch diese automatisierten Arbeitsabläufe von Softwaren verbessert sich nicht nur die Transparenz, sondern auch die Personalentscheidungen und die Anpassungen und Änderungen auf der Projektebene. Ohne optimale Ressourcenauslastung leidet auch der Projekterfolg gewaltig – es entstehen verspätete Deadlines sowie fehlerhafte und ineffiziente Arbeitsprozesse.

Das Projektmanagement in einer PPM Software sollte auf jeden Fall ein Echtzeit-Dashboard, für eine gesamte Übersicht aller wichtigen KPIs, Meilensteine und Projektdetails, besitzen. Wichtig ist auch dass es die gesamte Planung der Projekte von Antragsstellung bis Genehmigung und kompletter Ausführung dieser umfasst.

Das verknüpfte Portfoliomanagement übernimmt nicht nur die Überwachung der laufenden Projekte in Bezug auf das Budget, Ressourcen und Verlauf, sondern sollte auch analysieren können, wie sich Entscheidungen auf Projekte auswirken.
Für eine optimale und rundum funktionale PPM Lösung sollte im besten Fall auch eine Art Kollaborationsmöglichkeit, Demandmanagement und ein umfassendes Reporting enthalten sein.

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Enterprise Ressource Planning:

Enterprise Ressource Planning (ERP) bedeutet einfach übersetzt die Unternehmensressourcenplanung. Diese Software-Systeme unterstützen die Steuerung von Prozessen in der gesamten Organisation. Sie steuern und verwalten die Kernprozesse, wie Finanz- und Personalwesen, Logistik, Fertigung und Beschaffung und vieles mehr und stellen spezielle Informationen zur Weiterverarbeitung bereit. Ziel ist es Arbeitsschritte zu erleichtern und zu automatisieren, um somit Zeit, Kosten und Aufwand zu sparen.

Die typischen Funktionsbereiche von ERP-Systemen reichen meist von klassischer Materialwirtschaft und Produktion Controlling, Finanz- und Rechnungswesen, F&E, Stammdatenverwaltung bis zu Produktdatenmanagement über Dokumentenverwaltung, Verkauf & Marketing, etc.

Folgende Unternehmensbereiche von Unternehmen können durch ein vollständig integriertes ERP-System profitieren:

Warenwirtschaft

Hier unterstützt ERP bereits bei der Bedarfsermittlung, der Beschaffung, Abwicklung der Aufträge, Lagerverwaltung, Vertrieb und Vertriebscontrolling und schließlich bei der Disposition.

Forschung und Entwicklung

Durch integrierte ERP Systeme können die Bereiche der Forschung und Entwicklung durch Wissens-, Informations- und Meilensteinmanagement, gesamte Ressourcenplanung und Bewertung der Projekte gemanagt werden.

Finanzwesen- und Rechnungswesen

ERP Systeme können auch die Finanzbereiche von Unternehmen, durch die Erstellung und Auswertung von Daten, das Risikomanagement oder die Unterstützung der Buchhaltung und Budgetierung, enorm entlasten.

Vertrieb

Auch der Vertrieb kann durch Auftragsbearbeitung, Steuerung der Angebote, Preismanagement, etc. massiv profitieren.

Durch verbesserte Datenqualität, optimierte Informationsflüsse und einen hohen Automatisierungsgrad entstehen verkürzte Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten welche im Endeffekt zu einer besseren Zusammenarbeit und einer Zeit- und Kostenersparnis führen.

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Business Intelligence:

Business Intelligence (BI), oder auch Geschäftsanalytik genannt, stellt eine Umgebung zur systematischen Analyse von Prozessen im gesamten Unternehmen da. Es sollen alle Daten und Informationen zur Weiterverarbeitung, Darstellung und Aufbereitung einheitlich gesammelt und gespeichert werden.

Das Ziel von Business Intelligence Softwares ist es eine einheitliche Plattform aller Daten zu schaffen, um den momentanen Status und den zukünftigen Ausblick des Unternehmens und des Umfeldes darzustellen. Aus diesen gewonnenen Erkenntnissen sollen die Geschäftsabläufe des Unternehmens erfolgreicher werden und daraus können sowohl Wertschöpfung, Risiko- und Kostensenkung resultieren.
Business Intelligence Softwares werden in der Regel für Automatisierungsprozesse der Zukunftsplanungen, das Controlling und des Berichtswesen eingesetzt. Oft werden sie in Verbindung mit ERP-Systemen verwendet, um die entstandenen Daten sofort zu nützen und die Unternehmensumstände zu analysieren.

Eine der Hauptgründe, warum BI-Lösungen beliebt sind ist der enorm hohe Aufwand bei der manuellen Aufbereitung von Kennzahlen und Daten, welche aus unterschiedlichen Systemen und Listen entstehen.

Somit gibt es drei zentrale Aufgaben von BI-Systemen:

Das Stammdatenmanagement:

Ein ganz besonders wichtiger Punkt, der leider oft vernachlässigt wird, ist die laufende Pflege der Stammdaten im Unternehmen. Ohne gepflegte Daten können auch kaum valide Informationen aus dem System gezogen werden. Kritisch wird es ganz besonders dann, wenn ein Unternehmen mehrere Systeme in Stand halten muss. Je mehr Abteilungen mit Systemen mit Stammdateninformationen im Unternehmen arbeiten, desto größer wird das Risiko, dass ein Datenchaos entsteht und die Behebung dieses Chaos ist nicht nur sehr zeitintensiv, sondern auch mühsam.

Das Data-Warehouse:

Hier soll eine eigene Datenbank, das sogenannte Data-Warehouse, von den Daten der Systeme im Unternehmen geschaffen werden, um den Prozess der Weiterverarbeitung der Daten so einfach wie möglich zu gestalten.

Analytische Auswertungen:

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die analytische Auswertung. Diese sind besonders für das Reporting im Unternehmen wichtig. Durch Data-mining beispielsweise können in großen Datenbeständen Trends oder Muster erkannt werden.

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Professional Services Automation:

Professional Services Automation (PSA) unterstützen Dienstleistungsunternehmen bei Kundenanfragen durch den gesamten Projektlebenszyklus. Es beginnt meist bei der Verkaufsmöglichkeit, reicht bis zum Verkaufsabschluss und der Bereitstellung aller Ressourcen um die Aufgaben abzuwickeln. Ziel der Software ist es, dass Unternehmen alle Projektmeilensteine und Aufgaben strukturiert erledigen und dass die Zuordnung und Zeiteinteilung von Ressourcen erfolgt, um schlussendlich alle Informationen für die Fakturierung bereitzustellen.

PSA Tools können sich in den Funktionalitäten oft gravierend unterscheiden. Die Schlüsselfunktionen sollten zumindest trotzdem klassisches Projekt Management, Reporting, Ressourcenmanagement, Erlös-, Zeit-, und Kostenmanagement beinhalten.

Eine Umfrage von SPI Research ergab, dass der Einsatz von einer PSA Software einen gewaltigen Return on Investment liefern, indem die Effizienz in drei Hauptbereichen gesteigert wurde:

  • Effizienteres und Effektiveres Projekt Management
  • Ressourcenoptimierung und verbesserte Auslastung
  • Optimierung des Reportings und erhöhte Transparent zur Steigerung der Margen

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Enterprise Architecture:

Eine Enterprise Architecture (EA) soll im Großen und Ganzen eine unternehmensweite Wissensplattform bilden und verknüpft alle Informationen und Bereiche des Unternehmens, um einen ganzheitlichen Blick der Organisation zu schaffen. Durch die Vernetzung aller Geschäftsbereiche und die visuelle Darstellung wird nicht nur unternehmensweite Transparenz geschaffen, sondern auch alle Zusammenhänge erklärt, um die gesamte Komplexität zu beherrschen. Investitionen können dementsprechend insgesamt besser zugeteilt und verwaltet werden.

Wichtig ist, dass sich das Enterprise Architecture Management auf vier Ebenen der Unternehmensarchitektur stützt. Diese werden laufend analysiert und immer weiterentwickelt:

Geschäftsebene:

Hier sollen alle Unternehmensprozesse und Geschäftsobjekte einheitlich visualisiert und gescreent werden um eine Geschäftsarchitektur bzw. Business Architecture zu erfassen.

Applikationsarchitektur:

Auf dieser Ebene sollen alle Anwendungen verwaltet werden, die für den Ablauf der Geschäftsprozesse notwendig sind. Es sollen Abhängigkeiten und Beziehungen zwischen den einzelnen Anwendungen geschaffen und visualisiert werden und die Bestandsführung der Anwendungen gepflegt.

Technologiearchitektur:

In diesem Bereich sollen alle Architekturelemente der IT-Infrastruktur, wie beispielsweise Aufbau und Betrieb, beschrieben und gelistet werden. Hierbei soll gleichzeitig eine Basis geschaffen werden, um benötigte Anwendungen zu beschaffen, diese folglich zu integrieren und schlussendlich zu betreiben.

Daten- oder Informationsarchitektur:

Diese Ebene bildet auch einen ganz essenziellen Teil der EA. Hier werden alle Daten mit den zusammenhängenden Beziehungen, welche für den Geschäftsprozess ausschlaggebend sind, bestimmt und dargestellt.

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Klarerweise kann es Verschiebungen der Funktionalitäten und Überschneidungen der Bereiche und Aufgaben hinsichtlich Branchen geben, jedoch hoffen wir eine grundlegende Übersicht der umfangreichen Unternehmenssoftware-Arten auf einen Blick zu vermitteln. Falls Sie mit Ihrem Unternehmen einen Schritt in die digitale Zukunft gehen möchten und nicht sicher sind welche Funktionalitäten für Ihr Unternehmen wichtig sind können Sie sich jederzeit bei uns melden, wir beraten Sie gerne.


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By |2019-01-23T12:09:36+00:00January 21st, 2019|0 Comments

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